紙よりもデータ化する時代
会議資料はパソコンやタブレットへ変化
今現在も、会議資料は印刷してファイリングしているところも多いと思いますが、各自タブレットを所有している企業も徐々に増えつつあると思います。
今や小学校でもタブレットを導入するかどうか検討し始めているくらい、一人一つのデータを共有できる端末の所有は当たり前になってきています。
正直なところ、会議資料のコピーやファイリング作業に多くの時間を割くよりも、その時間を会議にあてて話を進めていく方が効率が良いです。
プレゼンの資料などは、その企画がボツになればシュレッダー行きになってしまうので、資源の無駄遣いとも言えると思います。
データ化して会議メンバーにデータを送れば、会議前に各自確認できますので、より質の高い会議を開くことも出来ます。資源も時間も無駄なく使えるこのペーパーレス化は、これからの社会に必要不可欠になってくるのではないでしょうか。
ペーパーレスでコスト削減
会議資料のファイリングが見直されてきているとはいえ、全社員にタブレットを所有させるというのは中々難しいものがあると思います。
データ化して紙の使用を控えれば、確かにコスト削減になるのですが、いきなり全てをデータ化するのは無理があるので、最初は紙の使用を抑えるために出来ることをしていくという風にするのが良いのではないでしょうか。
例えば両面印刷にするだけで、紙の使用は半分に抑えられます。
そしてさらに効果を上げるために、会議メンバーを必要最低限に抑えてみましょう。ファイリングする紙の枚数が減るので、紙の使用量は抑えられると思います。
データ化が進んでいるとはいえ、紙の資料はやはり必要なものです。出来る限り紙の使用量を抑えられるように心がけていきましょう。